Quy trình sử dụng Jira

Link truy cập: https://jira.cscmobicorp.com/

Các bước sử dụng của 1 nhân sự bao gồm:

Thiết lập công việc: Tạo thông tin công việc
Logwork: Ghi lại số thời gian đã làm cho 1 công việc.
- Chú ý:
  - Các công việc mà không xác định được dự án nào, thì sẽ logwork vào dự án Other. Ví dụ (G1 Other)

1. Tài khoản truy cập

1.1 Bước 1: Tạo mới tài khoản

Quyền tạo tài khoản: Team Manager
Thông tin tài khoản yêu cầu:
- Email address: email của member, sử dụng mail công ty (ví dụ: xxx@cscmobi.com)
- Full name: Tên (Họ viết tắt) (Vai trò) Ví dụ: Nam NV (Dev)
- User Name: email của member, sử dụng mail công ty (ví dụ: namnv@cscmobi.com)
- Password: Đặt xong thì báo lại cho member để thay đổi lại khi truy cập

1.2 Bước 2: Thay đổi Avatar và mật khẩu

Người thực hiện: Member
Yêu cầu Avatar: cần đúng khuôn mặt của để dễ nhận biết là ai
Mật khẩu: tự đổi theo cách riêng

Cách đổi Avatar và mât khẩu:

Click vào Avatar (Góc Phải trên) => Profile
Sau đó thay đổi Avatar hoặc mật khẩu (Khu vực mũi tên hình dưới)

2. Tổng quan

TT	Nội dung	PIC	Tham khảo
1	Đọc / Hiểu tài liệu hướng dẫn sử dụng Jira mục 3. Kanban board
2	Quy trình triển khai dự án cơ bản (Theo Roadmap / Plan)
2.1	Epic (Kế hoạch Phase): Tổng hợp, thống nhất các mục tiêu lớn cần làm trong 1 phase dự án	PM
2.2	Story (đầu việc lớn): Triển khai đầu việc lớn & chỉ định người chịu trách nhiệm đảm bảo kết quả đầu ra Yêu cầu: Tạo Story từ thẻ Epic Cần Assignee & estimate thời gian hoàn thành công việc Kéo task công việc vào board done khi hoàn thành công việc	PM/Lead
2.3	Subtask (đầu việc nhỏ): member triển khai các công việc cụ thể & log work sau khi hoàn thành Member chủ yếu làm việc với subtask Yêu cầu: Tạo Subtask từ thẻ Story Cần Assignee & estimate thời gian hoàn thành công việc Kéo task công việc vào board Doing khi bắt đầu làm việc	All Member
2.4	Logwork Log lại thời gian làm việc hàng ngày Yêu cầu: Cần Assignee & estimate thời gian hoàn thành công việc mới hiện option logwork Chỉ người được assign mới có quyền logword	All Member
null	Một số công việc dạng khác
3	Các công việc không nằm trong roadmap cụ thể Ví dụ nghiên cứu, hỗ trợ dự án, test game... Yêu cầu: Tạo issue độc lập (không cần tạo Subtask) Cần Assignee & estimate thời gian hoàn thành công việc Kéo task công việc vào board Doing khi bắt đầu làm việc (Bắt buộc phải Assignee & estimate) Logwork cuối ngày	All Member
4	Một số check list quan trọng & chỉ định người thực hiện Yêu cầu: Không cần estimate thời gian hoàn thành công việc Người được chỉ định hoàn thành checklist	All Member
5	Demo art (Trong quá trình đang làm) Demo trực tiếp trong các thẻ công việc (subtask) Demo art (Final) Tổng hợp & Kéo sang cột Demo	Artist	Chức năng demo ảnh tĩnh, gif tương tự Trello

Nội dung

PIC

Tham khảo

Đọc / Hiểu tài liệu hướng dẫn sử dụng Jira mục 3. Kanban board

Quy trình triển khai dự án cơ bản (Theo Roadmap / Plan)

2.1

Epic (Kế hoạch Phase): Tổng hợp, thống nhất các mục tiêu lớn cần làm trong 1 phase dự án

2.2

Story (đầu việc lớn): Triển khai đầu việc lớn & chỉ định người chịu trách nhiệm đảm bảo kết quả đầu ra

Yêu cầu:

Tạo Story từ thẻ Epic
Cần Assignee & estimate thời gian hoàn thành công việc
Kéo task công việc vào board done khi hoàn thành công việc

PM/Lead

2.3

Subtask (đầu việc nhỏ): member triển khai các công việc cụ thể & log work sau khi hoàn thành Member chủ yếu làm việc với subtask

Yêu cầu:

Tạo Subtask từ thẻ Story
Cần Assignee & estimate thời gian hoàn thành công việc
Kéo task công việc vào board Doing khi bắt đầu làm việc

All Member

2.4

Logwork

Log lại thời gian làm việc hàng ngày

Yêu cầu:

Cần Assignee & estimate thời gian hoàn thành công việc mới hiện option logwork
Chỉ người được assign mới có quyền logword

All Member

null

Một số công việc dạng khác

Các công việc không nằm trong roadmap cụ thể Ví dụ nghiên cứu, hỗ trợ dự án, test game... Yêu cầu:

Tạo issue độc lập (không cần tạo Subtask)
Cần Assignee & estimate thời gian hoàn thành công việc
Kéo task công việc vào board Doing khi bắt đầu làm việc (Bắt buộc phải Assignee & estimate)
Logwork cuối ngày

All Member

Một số check list quan trọng & chỉ định người thực hiện

Yêu cầu:

Không cần estimate thời gian hoàn thành công việc
Người được chỉ định hoàn thành checklist

All Member

Demo art (Trong quá trình đang làm)

Demo trực tiếp trong các thẻ công việc (subtask)

Demo art (Final)

Tổng hợp & Kéo sang cột Demo

Artist

Chức năng demo ảnh tĩnh, gif tương tự Trello

3. Kanban Board

Là 1 bảng phân công và tiếp nhận công việc
Mỗi công việc là 1 Card ở từng trạng thái khác nhau.

3.1 Cách mở Board

Cách 1: Projects => Chọn project (Ở Current Project hoặc Recent Projects)

Cách 2: Projects => View All Projects => Chọn Project

Cuối cùng bấm vào Boards ở Menu trái để mở Board

3.2 Thông tin công việc (Issues)

3.3 Đơn vị thời gian

Là các kí hiệu thể hiện giá trị
- w: Giá trị 1 tuần
- d: Giá trị 1 ngày
- h: Giá trị 1 giờ
- m: Giá trị 1 phút
Ví dụ:
- 1w 2d 3h 4m: Một tuần, 2 ngày, 3 giờ, 4 phút

3.3 Nguyên tắc sử dụng Board

Mỗi Board có 6 cột trạng thái công việc (Issues):
- Backlog: Là nơi chứa các Issues, mang tính chất lưu trữ các công việc có thể sẽ làm.
- Development: Là nơi chứa các công việc sẽ làm trong Phase hiện tại. Thông thường các công việc sẽ là được kéo từ BackLog sang.
- ReOpened: Là Nơi chứa các công việc được kéo từ Done, khi các công việc vẫn còn bị lỗi chưa hoàn thành, thì được mở lại và đưa vào ReOpened.
- Doing: Là nơi chứa các công việc đang trong quá trình thực hiện. Điều kiện để kéo được vào In Progress bắt buộc:
  - Công việc phải có Original Estimated (Đối với các Task chính, hoặc Sub-Bug thì không bắt buộc)
  - Công việc phải có Assignee
- Done: Là nơi chứa các công việc mà người thực hiện đã hoàn thành, nhưng chưa được kiểm duyệt. Nếu khi kiểm duyệt không đạt thì sẽ kéo lại về ReOpened. Điều kiện để kéo được vào Done cần:
  - Công việc phải đã từng Log Work (Đối với các Task chính thì chỉ cần có 1 task con logwork. Hoặc đối với Sub-Bug thì không bắt buộc)
- Closed: Là nơi chứa các công việc đã hoàn thành và đã được kiểm duyệt.

Board được tuân theo workflow sau:

3.4 Thiết lập công việc (Issue)

Có 3 bước:

Bước 1: Tạo Issue
Bước 2: Thiết lập Assignee (Gán công việc cho ai thực hiện)
Bước 3: Thiết lập Original Estimated (Ước lược thời gian hoàn thành)

3.4.1 Tạo nhanh Issue

Tại mỗi cột Click vào Create Issue

Sau đó điền tên Issue, chọn Issue Type tương ứng => Sau đó Enter

Kết quả:

3.4.2 Cách tạo Sub-Task

Trỏ chuột vào 1 Issue để hiển thị nút Edit (hình cái bút chỗ mũi tên) => Click vào nút Edit => Click vào Create Sub-task

Sau đó điền các thông tin như tạo Issue => Click vào Create

3.4.3 Thiết lập Assignee

Assignee: Là việc gán công việc cho ai đó chịu trách nhiệm thực thi công việc

Trỏ chuột vào Issue khu vực Assignee (1) => Chọn người thực thi (2)

Kết quả:

3.4.4 Thiết lập Original Estimated

Là việc ước lượng khoảng thời gian có thể hoàn thành công việc
Đối với các công việc ngày nào cũng làm việc, hoặc chung chung thì vẫn phải estimate, và có thể để 1 khoảng thời gian tương đối dài, thường các công việc này sẽ có Sub Task để có estimate tương đối chính xác hơn.
Mục đích của Estimate: Tạo kinh nghiệm định lượng công việc ngày càng chính xác hơn theo thời gian. Thời gian đầu chưa chính xác, nhưng sau 1 thời gian, vẫn công việc đó, thì việc ước lượng sẽ chính xác hơn.

Cách thiết lập:

Trỏ chuột vào vùng Original Estimated (1) => Điền giá trị thời gian=> Enter

Các đơn vị về thời gian: Xem tại đây

3.4.5 Sửa thông tin Issue

Bấm vào 1 Issue sau đó Popup thông tin Issue hiện ra:

Điền mô tả công việc vào Description => Save
Đưa các file tài liệu vào Attachments

3.5 Cách Logwork

Logwork: Là việc ghi lại khoảng thời gian đã làm 1 công việc (issue) nào đó.
Các trường hợp sẽ logwork:
- Khi bị chuyển sang làm issue khác, thì log work khoảng thời gian làm cho issue đó.
- Khi hoàn thành xong 1 issue.
- Khi hết giờ làm việc.

Cách Logwork:

Mở Popup Logwork: Bấm vào Issue => Hiện popup chi tiết Issue=> Click vào Log (khoanh tròn)

Sau đó: Chọn ngày Log work ở Start date (1) => Thời gian đã làm ở ô Time spent (2) => Ghi nội dung mô tả vào Remark => Click Submit để lưu kết quả: